Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgeber- oder auch Meldesystem dient dazu, Informationen oder Vorfälle zu sammeln und an bestimmte Personen oder Organisationen weiterzuleiten. Typischerweise handelt es sich dabei um Informationen, die auf eine potenzielle Gefahr, ein Problem oder eine Verletzung von Regeln oder Gesetzen hinweisen.

Hat die Evang.-Luth. Kirche in Bayern (ELKB) ein Hinweisgebersystem?

Seit dem 02.07.2023 ist eine Meldestelle für die ELKB (KdöR) eingerichtet und kümmert sich um Ihre Hinweise.

Wie erreiche ich die Meldestelle?

Die Interne Meldestelle für die ELKB (KdöR) ist vorerst auf folgenden Wegen zu erreichen:

• E-Mail an 
• Telefonisch unter 089 5595-300 (i.d.R. Mo-Fr, 10:00 – 15:00 Uhr)

Hinweise zur technischen Sicherheit finden Sie unten (Wie werde ich als hinweisgebende Person geschützt?).

Wer darf hier eine Meldung abgeben?

• Alle Mitarbeitenden der ELKB (KdöR), ihrer Einrichtungen und Dienste. Insbesondere:
  • Alle Kirchenbeamt*innen
  • Alle Pfarrer*innen
  • Mitarbeitende aller Dienststellen (Pfarrämter und Kindertagesstätten)
  • Mitarbeitende der unselbständigen Einrichtungen (z.B. AfG, AfJ, etc.)
  • Mitarbeitende in den Büros der Regionalbischöf*innen
  • Mitarbeitende des Rechnungsprüfungsamts
• Alle angestellten Mitarbeitenden des Dekanatsbezirkes Würzburg (KdöR).
• Alle angestellten Mitarbeitenden des Dekanatsbezirkes München (KdöR).
• Alle angestellten Mitarbeitenden der Evangelischen Kindertageseinrichtungen im Dekanatsbezirk München Zweckverband (EKiM, KdöR)
• Alle angestellten Mitarbeitenden der Evangelischen Schulstiftung in Bayern (KSdöR).

Was kann gemeldet werden?

Verstöße im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit gem. § 2 HinSchG, insbesondere:

• Straftaten
• Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf Schutz von Leib, Leben und Gesundheit von Menschen
• Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf die Rechte von Beschäftigten oder Mitarbeitendenvertretung
• Verstöße gegen den Umweltschutz
• Verstöße gegen den Datenschutz
• Verstöße gegen Anforderungen der IT-Sicherheit
• Verstöße gegen die ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung
• Verstöße gegen Vergaberichtlinien
• Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen und Absprachen zur Steuervermeidung
• Ggf. weitere Tatbestände aus § 2 HinSchG.

Wer bearbeitet meine Meldung?

Die Meldungen werden zunächst vom Compliance-Beauftragten im Landeskirchenamt Herrn Simon Morgenstern entgegengenommen und einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Er wird vertreten durch Herrn Kirchenverwaltungsrat Thomas Scherz.

Sollten die Angaben einen hinreichenden Verdacht auf ein Fehlverhalten aufzeigen, wird die Meldung zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Einrichtung, Abteilung oder das Dienstrecht weitergegeben.

Wie werde ich als hinweisgebende Person geschützt?

Ein wichtiger Aspekt von Hinweisgeber-Systemen ist der Schutz der Identität der Hinweisgeber, um sie vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dafür können verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt werden, z.B. durch Verschlüsselung, sichere Übertragung von Informationen oder das Einrichten einer anonymen Hotline.

Aktuell wurden jedoch noch keine dieser Sicherungsmaßnahmen ergriffen. Sollten Sie jedoch vertraulich mit der Meldestelle Kontakt aufnehmen wollen, wird empfohlen, den telefonischen Weg mit unterdrückter Rufnummer zu wählen. Damit wird sichergestellt, dass die Dienststelle den Anruf nicht nachverfolgen kann und der Inhalt des Gesprächs durch das Fernmeldegeheimnis geschützt ist. 

Sollten Sie per Mail Kontakt aufnehmen wollen, wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass der Mailverkehr nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist und ggf. Dritte mitlesen könnten.

Wir arbeiten mit Hochdruck an einer sicheren und vertraulichen Lösung.

Unabhängig vom technischen Schutz muss keine hinweisgebende Person, die in redlicher Absicht einen Hinweis beim Compliance-Beauftragten abgibt, Nachteile befürchten. Auch dann nicht, wenn sich der Hinweis im Nachhinein als unbegründet herausstellt. 

Muss ich jedes Fehlverhalten meiner Kolleg*innen anzeigen?

Es besteht keine Pflicht zur Meldung von Fehlverhalten. Die Meldestelle steht Ihnen jedoch gerne als unabhängige, vertrauliche und zuverlässige Stelle zur Entgegennahme Ihrer Hinweise zur Verfügung.

Zielrichtung ist nicht sich gegenseitig zu denunzieren (verpetzen) sondern, Fehler aufzuzeigen, damit wir als Organisation Maßnahmen ergreifen können, damit diese Fehler in Zukunft nicht mehr passieren. Darüber hinaus kann sich die Organisation auf mögliche Schäden, die aus dem Fehler folgen, vorbereiten und diese eindämmen oder noch verhindern. (Weitere Vorteile eines Hinweisgebersystems in der nächsten Frage.)

Welche Vorteile bietet ein Hinweisgebersystem?

• Erkennen von Missständen: Durch ein Hinweisgebersystem können kirchliche Stellen auf Probleme oder Missstände aufmerksam gemacht werden, die ihnen sonst vielleicht nicht bekannt wären. Dadurch können sie schneller und präziser reagieren um größere Schäden einzudämmen oder sogar zu verhindern.
• Verbesserung der Compliance: Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass Regeln und Gesetze besser eingehalten werden. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Verstöße geben, die daraufhin überprüft und gegebenenfalls sanktioniert werden können.
• Schutz vor Betrug und Korruption: Das Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, Betrug und Korruption aufzudecken. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Unregelmäßigkeiten geben, die dann untersucht werden können.
• Verbesserung des Arbeitsklimas: Ein Hinweisgebersystem kann auch dazu beitragen, das Arbeitsklima zu verbessern. Mitarbeitende wissen, dass sie sich bei Problemen an eine Vertrauensperson wenden können, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Dadurch kann sich eine positive Fehlerkultur entwickeln, die dazu beiträgt, dass keiner Angst davor hat seine Fehler einzugestehen, ohne dass es zu Meldungen kommt.
• Verbesserung des Risikomanagements: Durch ein Hinweisgebersystem können Unternehmen oder Organisationen ihre Risiken besser einschätzen und steuern. Durch die Hinweise können sie frühzeitig auf potenzielle Risiken aufmerksam gemacht werden und Maßnahmen ergreifen, um Schäden zu vermeiden oder zu begrenzen.

Das Hinweisgebersystem kann damit einen Beitrag dazu leisten interne Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, die Compliance zu verbessern und das Vertrauen in kirchliche Institutionen zu stärken.

Warum sollte ich mich an die Interne Meldestelle wenden?

Ein Problem kann immer dort am besten beseitigt werden, wo es entstanden ist. Im Falle von Fehlverhalten am Arbeitsplatz somit bei Ihrer Dienststelle. Nur hier können die relevanten Fragen beantwortet und die richtigen Entscheidungen getroffen werden, ohne dabei einen zu großen bürokratischen Aufwand auszulösen.

Am besten wenden Sie sich bei Problemen direkt an die Ihnen vorgesetzte Person, so können durch eine offene, transparente und schnelle Kommunikation die meisten Probleme sachgemäß gelöst werden. Wir verstehen jedoch, dass es Situationen gibt, in denen die vorgesetzte Person nicht die richtige Ansprechperson ist. Daher geben wir Ihnen mit der Einrichtung der Meldestelle die Möglichkeit sich vertraulich an eine unabhängige, nicht weisungsgebundene und vertrauliche Person wenden zu können, mit der Sie ihre Problemstellung analysieren können, die Ihnen soweit möglich mit Rat zur Seite steht und ggf. die erforderlichen Schritte zur Beseitigung des Problems einleitet.

Wo finde ich weitere Informationen?

Weitere Informationen zum Schutz, den Sie aus dem Hinweisgeberschutzgesetz genießen und zu anderen (externen) Meldestellen finden Sie beim Bundesamt für Justiz.